十个常见的时间管理错误正在降低你的效率

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时间正在嘀嗒嘀嗒流逝然而你仍工作在同一任务上。你知道你已落在计划的后面而每天有许多“不重要”的任务在那里需要你去处理。在我们的生命中有大部分的人至少会遇到一次这种情景。尽管我们尽力去有效组织我们的时间,走在计划的最前沿并成功完成所有的任务,我们仍然发现很难控制所有的事情。所以不要建立没完没了“要做的“事情列表,花点时间来确认你时间管理问题的根源。什么是你做错的地方,你的时间在哪里消失掉了?让我们看下10个打乱你工作流程和无法按时完成任务常见的错误。

1. 不能确定优先级

如果你大部分的任务要求你去同等的专注时,识别出你最高优先级的任务就成为极为重要。例如,你正开始工作在一个高优先级任务上,此期间你又和团队一起脑风暴一些美妙的创意而此时你的一个同事牵涉你的注意力说你需要再关注一个刚刚出现的突发问题。(你和你的团队成员正着手一个高有先级的任务,正当你们热火朝天地讨论着头脑风暴带来的各种绝妙的点子,你的一个同事冲进来提请你要处理一个突发的紧急事件)要知道这种情景是无法避免的而且总会有我们必须处理的一些浪费时间的情景。学会怎样排优先级是一个过程而且你需要时间和经验去发现最有效的方法,这也是(也就是)一个对你最适合的方法。有些工具如“行动优先级矩阵”或“Google Keep” 都能帮助你排优先并维持在一个稳定的效率层面上。

2. 拖延开始你的一天

不管怎样要求任务,如果你不能早点开启你的每一天所有你想要顺利完成你的日常任务的努力将要失败。所有大的预言家们(有真知灼见)和最有影响力的领导者们都共同分享到(有一个共通点): 他们起得早去做他们最有价值的任务。延迟开启你的每一天就会促发多米偌骨牌效应。你将不得重新规划你的大部分任务并感觉到一天的忙乱。

3. 无效率地规划任务

我们效率的高低不仅仅每天变化,而且依赖于一些因素也随着人的不同而变化着。有些人在清晨睁开眼睛的时刻就处在效率的巅峰,而有些人恐怕要在太阳下山后才展现出他们最大的潜能。平衡好你时间的最容易方式就是发现你的巅峰期并分配好该时光去做最高优先级的工作而不是把它摊分到完成一些不太重要的重复性的任务上。

4. 拖延症

拖延症也许是你最可怕的敌人。没有什么更可怕的是在那里兜圈子和找借口而无法来认真对待你的工作去损耗你的注意力和正在的能力。这不仅堆积了大量要办的工作事项而且也使得你没有开始你的工作感到内疚,尤其是如果是紧急的事情。

避免这种情景的最好方法用一小部分时间来专心开启任务。这将唤起你的想象力并吸引你的注意力。很快你将全身心地投入到项目中。如果这不能有帮助的话,尽量把任务切分成可管理的几部分。前述的方法也将帮助你跟踪时间并给你留下一个清晰概括多少时间你需要去完成这个任务(让你更清楚地知道你需要多少时间去完成这个任务)。

5. 不能管理许多分心的事

当大量交流平台和社交媒体允许我们较容易地进行交流时,它们也是我们在生活和事业(工作)中感受到分心的主要原因(的主要干扰源)。

无论是响个不停的电话还是从聊天或社交媒体群中不断获得的通知,它们打断我们的工作流程(节奏)和破坏我们创新的流程(思路)。关掉所有的通知和聊天,规划避免打扰的时间如一个或两个小时,缩短你花在那些不影响你工作的一些(对你工作意义不大的)事情上的时间。

6. 低估要完成某些事的时间

一个最通常最有抱负的人倾向(通常激进的人最容易)掉进去的陷阱是错误地计算他们需要去完成一个特殊(某项)任务的时间和精力。这种行为是典型A类过于强求成功的人。他们认为能将一切事情置于可控之中,绝不拒绝任何一个机会不管怎样要求它(它会花掉他们多少时间和精力)。

7. 多重任务

极力精通我们所做的事(努力去胜任我们的工作),人们通常会掉进多重任务并发的陷阱。理论上讲,如果你必须把工作量放在你的首位(能承受高负荷的工作量)那么同一时间处理多重任务也是可行的。然而在同一时间做多个事情使得你无法均衡专注在多个任务上,和顺序完成你的任务相比较就要花费更多的时间(比较一件事情一件事情按部就班地去做,多重任务会导致你花更多的时间去完成)。换句话说,如果你想擅长多重任务你需要具备极强的条理性并维持在一个高度专注,有创造性和精准的层面上。

总之,多重任务不是针对(适合)每个人的,所以要仔细选择你战场。无论什么时候一些场景容许多重任务的话(只要情况允许),应放弃多重任务,并(请)专注一个时间一个任务。这将帮助你产出高质量的工作并使得你有成就感。

8. 忙而无效

尽管我们尽可能多专注在高价值的工作上,我们有时仍会跑偏发现我们自己做大量低价值事情,它们不仅吞噬我们的精力和时间而且对最终的我们尽力想取得的结果产生微小甚微的影响或毫无影响。

要避免这种情景,你必须时常告诫你自己:

  • 这个有用吗?
  • 这个怎样有助于最终结果

如果你有些琐碎的任务要处理,试做将他们聚集在一起。比如,不是一天做一个任务,而是在一个下午做在三天内要做(完三天)的琐事。这或许帮助你专注在真正的工作上。

9. 完美主义

我们的整个人生是一个学习过程。每次我们投身到一个新项目中,我们要面对许多障碍,但是我们也学会怎样在整个过程中越过它们。然而(虽然)我们应该尽力会朝着最佳的表现(达到最佳效果),你需要记住你没有赐予一切(时间)来完成每个任务至臻至美。

再回到优先级。你的时间是有限的并且如果你不想总是超时工作你必须有时是见好就收 -正如他们所说的那样不要让完美成为好的对立面。

10. 忽视休息

这听起来像是反生产力但它的确是非常重要的体现在你的日常事务中从长期中想要看到的结果(从长远效应来看它在日常工作中的体现尤为重要)。无论你是正工作(在)做在(一件)紧要的任务还是一些琐碎的差事,设定一定的时间休息是完全必要的。根据一项由Draugiem Group进行的研究,我们的大脑完全不能长期专注8个小时。唯一合理的方案是离开并做些与你工作无关的事 -吃,去疾走一下,锻炼,或者完全不做任何事情并且放松一下。这可以帮助你清晰你的思考并获得更多心理能量来应对接下来的工作。

要更好地控制你的计划,你需要前期投入一些时间来识别妨碍你完成一些事情的障碍。总之,在合理的时间管理上,我们是自己最大的敌人,我们必须控制住好自己。

作者:Maja Mrsic
译者:Shirley
原文:http://labs.openviewpartners.com/common-time-management-mistakes/

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