案例 ∣ 面向非技术团队的敏捷导入应该怎样做?

对齐目标 收服人心——魔戒甘道夫用“血泪”填坑 | 打造敏捷团队的秘诀 敏捷教练借假修真
2023年1月5日

前言介绍

什么是政府改善效率和提高效能的最佳方式?在圣荷西市政厅,我们采用了一种非传统的方式:面向非技术团队的敏捷方法。从应急管理到公园计划,无论从事什么工作的公务员们都发现,敏捷方法可以帮助他们应对最基本的挑战:在频繁的中断和不断变化的优先级中完成各项工作。

去年9月,我发表了题为“Scrum是我们政府团队遇到的最好的事情”的文章。我们的创新团队是一个由五个人组成的小团队,他们发现以小的增量来规划和交付工作可以使我们保持专注,协调一致,并持续改进。当时我们还不知道我们的经验是否可以复制到组织中的其他团队。于是我们为10名同事提供了敏捷培训,看看会发生什么变化。

九个月后,整个组织中的12个团队和100多名公务员正在使用敏捷方法来组织他们的工作。值得注意的是,敏捷在市政府团队中的传播是天然有机的,而不是由自上而下的命令所驱动的。

什么是敏捷

敏捷是一种团队运作的方法,它强调迭代、增量和高度协作的工作方式。敏捷有许多不同的形式,但最常见的两种形式是看板和Scrum。看板是一种轻量级的框架,专注于看板(物理的或数字的)上可视化的任务,而Scrum则更加规范和复杂,有特定的角色、会议、以及具有时间盒的Sprint。看板和Scrum都非常重视响应变化,而不是遵循计划,持续改进流程,并给予团队自主权来决定如何完成工作。

尽管敏捷方法有很多种变体,但在我们圣荷西市政府团队中存在一些共通的点:

团队维护一个包含所有潜在任务的列表,称为“代办列表”。

不处理任何还没有明确优先级的任务。

通过跟踪公开的看板上的任务,使工作变得可见。

团队定期召开签到会议。

团队定期召开回顾会议,以确定哪些方面运作良好,哪些方面需要改进。尽管敏捷最初是在制造业发展起来的,并成为众所周知的软件开发框架,但它也适用于包括政府部门在内的其他行业。

为什么市政府领导们会选择敏捷

在圣荷西市政府使用敏捷的十几个团队中,几乎没有人是交付软件的,而且一年前几乎没有人听说过敏捷。

那为什么这些团队决定采用敏捷呢?下面是我们从内部敏捷拥护者那里听到的最重要的几个原因。

团队协调一致。当Ramses Madou接管圣荷西市的交通规划小组时,他认为有必要将这些才华横溢的团队成员的贡献整合成为协调一致的努力,这样可以加速推进该部门的整体优先事项。在实施Scrum之前,他说,“每个人都只运行在自己的轨道上。”

专注于优先事项。在一项新的名为“圣荷西公园”的拨款项目启动后,娱乐和社区服务部门突然发现他们必须在六周内处理47份合同。为了帮助团队处理这些工作,项目经理CJ Ryan请我们在场的敏捷教练Alvina Nishimoto指导团队建立看板,以便以可视化的方式追踪合同进度。两周后,CJ发现团队的进展没有达到所需的速度,因此她决定她的团队需要100%的专注。她占住了团队日历上整整两天的时间,并给团队提供各种保护,让他们能够从其他需要占用他们时间的事情中解脱出来。在没有持续干扰的情况下,她的团队在短短两天内完成了25份合同草稿。

用以跟踪合同的团队看板

管理外部干扰。圣荷西公共图书馆的网站团队不断收到来自图书馆其他部门的请求,这使得团队很难在重要的长期项目上取得进展。当团队实施Scrum时,团队经理兼产品负责人Laurie Willis成为了所有请求的过滤器,他确保了只有那些在该Sprint里确定了优先级的请求才会被团队处理。

团队成员Stacy Tomaszewski立刻感受到不用立即回应的好处:“我们觉得我们可以说“不”。”在政府部门,通常每件事情感觉都是优先事项,说出“请等到我们下一个Sprint”的能力确实是非常强大的。

每日站会促使团队成员分享工作进展

5个入门的小技巧

从最基本的开始:让工作变得可见。透明度是我们组织中大多数团队最先体验到的好处之一。刚开始,你所需要的仅仅是将排好优先级的任务统一放在一个地方,在这里你可以将任务从“代办列表”移至“进行中”再移至“完成”。

团队成员可以从可视化的优先任务提醒以及与团队分享进展中获益。管理者和干系人对进行中的工作有了更高的可见度。我们推荐从一个简单的、轻量级的系统开始。如果你的团队位于同一地点,那么基本没有什么能比物理看板提供更好的可视化提醒。

大多数圣荷西团队仍然使用便利贴来跟踪任务。一些团队使用Trello或其他数字工具,并成功地使团队成员养成定期检查和更新Trello的习惯。

在8个月共15个Sprint期间,这些便利贴上的“加号”表示有效的方面,“三角”表示有待改进的方面

渐进式的迭代和改进。持续的、增量式的改进是敏捷力量的真正秘密。圣荷西的所有团队都会定期举行回顾会议,以反思哪些方面是有效的,哪些方面是需要改进的。这个过程可让敏捷为你的团队服务,并通过允许团队渐进式的进行小的实验来逐步克服阻力。公园部门的CJ Ryan的团队最初是抗拒每日站会的想法的,但她决定不去强迫他们。取而代之的是,团队从一个简单的看板开始。过了一段时间,团队觉得每日站会是有用的,他们能够在更细的颗粒度上分享进展情况。接下来,他们决定团队定期开展计划会议来共同确定优先级。实际上,团队逐步进化,并用对他们来说合适的步调有效的采用了许多“类Scrum”的实践。

通过专家的帮助以进入新的境界。虽然一开始采用敏捷实践很容易,网上找些资料学习一下就可以,然而,如果你的同事和团队没有在各种环境中使用敏捷的经验,那么解决疑难杂症可能会很困难。我们发现,通过经验丰富的“敏捷教练”的智慧来协助团队,给予指导,并提供现场培训和教练是至关重要的。我们通过Encore Fellow Program找到了我们的两位敏捷教练,你也可以聘请一位敏捷顾问,或者从私营机构找到一些公益志愿者。

保持耐心。敏捷帮助团队建立高效的习惯,如优先级排序、主动寻求帮助以及反思。但敏捷并不是灵丹妙药——它无法一夜之间解决你所有的问题。事实上,它甚至可能使你的一些问题暴露得更为明显。给自己一些时间,想办法弄清楚如何让敏捷融入你的团队。

最后,享受敏捷带来的乐趣。敏捷的一大好处是它可以在团队成员之间建立连接,深化团队协作,并提高团队效率。因此,请不要太过严肃。相反,尝试一些创造性的方法,使敏捷成为你团队文化中令人愉悦且不可或缺的一部分。

评论关闭了。

拨打免费咨询电话 021-63809913