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Scrum是一个成功的软件开发框架,但许多组织和团队尚未充分发挥其潜力,导致僵尸式Scrum的出现。这种现象主要是由于缺乏对Scrum目标和好处的理解。
僵尸式Scrum是指许多组织和团队虽然使用Scrum框架,但却没有真正理解Scrum的目标和好处,导致无法提高组织的敏捷性和更快地向客户交付价值,反而适得其反。形式上看起来在用Scrum,但本质上存在问题,如没有真正有价值的、好用的软件产品、没有客户参与、没有改进的动力和自组织的空间等。
为了解决这个问题,可以使用释放性结构等多种解药来识别、治疗和预防僵尸式Scrum,以发现Scrum框架的真正潜力,促进团队快节奏的交互、自组织、高参与度、彻底透明和颠覆性创新。
Scrum非常成功!它被组织广泛地采用。全世界有数百名专业的Scrum培训师。可能有超过100万人通过某个官方Scrum协会的认证。关于Scrum的书籍和文章不计其数,每个国家都有自己的Scrum社区。Scrum已经成为许多组织选择框架时的首选,每个组织都承诺要提高和更快的交付。
这令人鼓舞,值得庆祝。然而,我们也注意到,虽然许多组织和团队认为他们在使用Scrum,但他们只是形式上在使用。大多数没有受益于Scrum,仍然在挣扎着寻找出路。
首先,许多组织和团队认为创建好Scrum所有的角色、事件和工件、拿到相关的Scrum认证,他们可以使用Scrum了。同时还有很多教练可以帮助他们。但是,如果在每个Sprint结束时,没有可用的、有价值的软件可以交付给干系人,那么所有这些变化都是形式上的。如果在开发过程中没有改进的动力,没有客户和用户的参与,那么所有这些角色都是无用的。
举个例子:几年前,我们在一家大型金融机构工作。他们有一个看似完美的转型计划,要在一年内推出50多个Scrum团队。每周都会有几个新的Scrum团队成立。各组织都十分兴奋。开始应用“Scrum of Scrums”,找了个大房间开起计划会议,制定起发布列车计划。年底,转型计划完成,举行了一场大型庆祝会。敏捷转型成功了!
然而,直到那时,他们还只是关注利用率和效率的度量。鼓励局部优化,完全不考虑整体。人们都觉得自己被监视和控制,被这些利用率和效率的指标所操控着。尽管利用率和效率指标显示出良好的结果,但每个人都觉得有些事情值得怀疑……
在敏捷转型开始两年后,他们开始探索不同种类的度量指标。他们不再关注效率和利用率,而是选择了一些有用和相关的度量标准,以此在Scrum的框架下衡量实验性过程的成功程度。他们开始使用一些关注敏捷性与交付价值的度量指标,例如周期时间、客户满意度、团队幸福感、创新率、投资回报和缺陷总数。
当这些度量指标的第一个结果出炉时,整个组织都震惊了。他们的周期时间增加了,客户满意度恶化了,团队幸福感降低,投资回报非常差,缺陷的数量似乎也创了新高,也不再有任何时间用来创新了。
到底发生了什么事?他们已经实现了Scrum框架的所有部分。所有的工件、角色和事件都已就位。他们甚至添加了一些额外的实践,比如Scrum of Scrum和全员计划会议……为什么没有获得Scrum所承诺的那些好处?
答案是,尽管他们所做的从形式上很像Scrum,但他们实际上没有抓住其本质。这是僵尸式Scrum的一个主要例子,我们需要整个社区一起努力来预防它。让我们停止盲目地使用Scrum,开始从中获取真正的价值,同时享受它带来的乐趣!
多年来,我们广泛地研究了数百个团队和组织。我们注意到有以下一些模式:
● “精选”Scrum:不是Scrum框架中所有的角色、工件和事件都被使用了,或者团队没有使用Sprint目标,因为它太难了。
● 尽管在使用Scrum,但仍然由固定的范围、预算和计划来定义合同。
● Scrum团队不允许使用任何实体白板来创建透明度。每个人都必须使用相同的数字工具,填写大量的必填项。
● Scrum已经成为一个重量级的框架,充满了“补充实践”,比如故事点、开发速率和强制使用用户故事。
● 尽管没有一个团队成功地应用Scrum,但是Scrum还是大规模的应用到了整个组织。或者是在没有真正理解Scrum目的的情况下进行大规模的应用,比如盲目地复制“Spotify模式”。
然而,僵尸式Scrum的首要原因是,大多数组织和团队不知道他们为什么要使用Scrum。我们经常听到这样的原因:
●“我们之所以采用Scrum,是因为我们的敏捷教练认为这是个好主意。”
●“CEO承诺将生产率提高400%。“
●“我们所有的竞争对手也都在使用Scrum。”
●“如果我们不提高敏捷力,我们将成为下一个百视达(Blockbuster)或柯达(Kodak)。
多年来,我们与不同的Scrum团队和组织一起工作,我们看到的这些原因,所展现出来的是,他们并没有真正的理解为什么Scrum和实验主义是最为重要的。如果没有这样的理解,任何实践只会浮于表面,因为人们在尝试基于实验工作时,必然会面临真正困难的挑战,而他们没有一个坚持下去的好理由。缺少这样的理解,只会从形式上看很像Scrum,但实际上它并不能有助于更快地学到哪些起作用,哪些不起作用。它也不会有助于更快地向客户交付价值。
幸运的是,我们至少发现了一种有效的解药:释放性结构。
释放性结构是一种互动模式的集合,利用这些模式,参与者在群体中的互动会更加生动,丰富和深入。它们源于复杂性科学,由基斯·麦坎德利斯(Keith McCandless)、亨利·利普马诺维奇(Henri Lipmanowicz)发起,并由一个蓬勃发展的社区不断收集。最初的一些模式是在20年前开发的,以应对组织中陈旧的、缺乏互动的交互。两位创始人注意到,漫无目的的会议、缺乏吸引力的演讲和混乱的头脑风暴通常都是由几个声音主导的。这样一来,就无法听到那些来自大多数沉默人群的创造性想法和不同的观点,也失去了提出新颖解决方案,来应对长期挑战的潜力。
每一个释放性结构都具有五个设计元素,体现十项原则。设计元素的几个例子:空间的安排方式,参与者如何分配,以及如何邀请来开始互动。原则的几个例子:“让每个人都参与进来并得到释放”、“在过程中建立信任”和“在失败中学习”。新的结构一直在开发,现有的结构也不断地被改进或创造性地被颠覆。
释放性结构对任何人来说都是非常容易上手的,而且人们会发现它们如此好用,使得它们能够在组织内部“像病毒一样传播开”。通过重塑人们的互动方式,自我组织和寻找突破性解决方案的潜力得到释放。
自从我们在社区内推广释放性结构以来,有许多Scrum团队发现,释放性与Scrum天生就很般配。它们开启了各种各样的应用,比如解决问题,决定决策,改进协作以及创建共识。当我们在使用Scrum时,所有这些都是相关的。为了让这更加形象,便于理解。我会给出三个例子,来说明我们如何将释放性结构用作僵尸式Scrum的解药。
如前所述,造成僵尸式Scrum的首要原因是许多组织和团队不知道他们为什么要使用Scrum框架。缺乏这种共识会很快就会造成僵尸式Scrum的出现,因为人们会盲目地把经历的流程认为是Scrum。团队之所以只使用了Scrum的机制,是因为他们被告知要这么做。
释放性结构可以帮助组织定义一个共同的目标和策略,并使其与Scrum协同工作;这不是一次性的,而是作为一种持续的活动,专注于为你的组织量身定制使用Scrum的目的。
释放性结构中可以帮助澄清使用Scrum目的的结构有:“九个为什么”“是什么,所以呢,现在呢”和“关键不确定因素”。
——发现你们作为一个团队一起工作的目的
释放性结构中“九个为什么”结构可以帮助团体确定他们的目的。首先,邀请参与者列出他们正在进行的,与手头任务或挑战相关的活动。这样可以帮助他们互相询问为什么这些活动很重要。你想要停止或开始的是什么?为什么这是必要的?如果你不做这个,又会错过什么呢?相互采访后,鼓励每个人写一个关于他们目的的简短描述:我/我们的工作是为了……”
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
● 对于Scrum团队来说,作为团队腾飞的一部分,找出团队合作最深层原因。
● 作为战略和路线图的一部分,首先明确目的,然后明确实际的目标。
● 对于敏捷转型团队,明确变革的方向和意图。
——了解目前的进展情况,并共同决定下一步
“是什么,所以呢,现在呢”这个结构基于克里斯·阿吉里斯(Chris Argyris)推论阶梯理论。要求参与者首先列出他们所拥有的所有事实,他们所做的观察和他们注意到的事情(是什么)。在他们分享了这些内容并达成共识之后,请他们解释这意味着什么,以及他们从这些事实中得出了什么结论(所以呢)。最后,参与者被邀请讨论基于他们的结论,下一步应该做什么(现在呢)。
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
作为Sprint评审会的一部分,消化和理解在过去的Sprint中交付了什么,收到的哪些反馈,并决定接下来的做什么。
与开发人员一起,决定使用什么策略来优化代码库或减少技术债。定期回顾组织在其敏捷旅程中的表现。邀请团队和干系人对目前的流程进行反思。
——为看似可信但不可预测的一段未来制定操作策略
关键不确定因素是情景规划的一个简明的协作版本。不同于把所有的赌注都押在未来的一个版本上(通常是非常乐观的),并假设未来是可预测性的,关键不确定因素作用在多种情景中。这种技术有助于产生更健壮的策略,同时提供了一个优秀的协作工具用来构建意义。
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
● 帮助产品负责人测试其产品策略的可行性。这有助于暴露出一些假设和不确定因素,并有助于确定下一步。基于不同的场景,产品负责人可以设定Sprint目标,更新产品路线图,与干系人互动,并为开发团队提供清晰的信息。
● 向管理层展示如何让每个人都参与塑造组织的未来。通过共同的努力,确定了可能成功的场景和策略。这有助于整个组织培养起管理未知未来的信心。
● 通过让Scrum团队思考他们可能面临的最关键和最不确定的现实,来增强Scrum团队的自组织能力。一起做这件事不但使他们像一个团队一样团结一致,而且使他们能够更快地适应变化。
当我们关注Scrum事件时,经常会发生的情况是,这些事件变得过于结构化和抑制,一个人在说而其他人“听”—— 就如同在演示、状态汇报和有序的讨论中。另一种情况是Scrum活动过于松散和无组织,只有少数人在发言,其余的人则在努力跟上进度—— 就像头脑风暴和开放式讨论那样。
这些传统的交互方式在Scrum事件中表现出来的例子包括:
Sprint评审会变成了一个由产品负责人提供的无聊的演示,干系人(如果在场的话)只是安静的听众。
Sprint计划会变成了由Scrum master作为主席,主导整场会议,对Sprint 待办列表进行极其详尽的讨论。
每日站会变成了一场可怕的会议,在这个会议上,开发团队机械地回答他们已经做过的和计划要做的所有工作,而这些与Sprint目标没有任何联系。
Sprint回顾会变成了头脑风暴和开放式的讨论,只是不断发现相同的改进 —— 让我们来改进沟通和协作。
通过使用释放性结构,将Scrum团队或组织的全部智慧、经验和观点用来解决障碍、做出决策、共享知识和创新。这样做,可以防止Scrum事件中出现这些低效的演讲,状态汇报等。
释放性结构中有助于改善Scrum事件的结构有“即兴社交”、“会谈咖啡”和“TRIZ”。
——快速分享新想法,建立个人联系
即兴社交可以让任何规模的团队在20分钟内建立个人联系并分享想法。它邀请每个人从一开始就参与进来,分享彼此的故事、挑战或经历。这不仅是一种“破冰”的好方法,而且也是一种利用群体的集体智慧快速识别模式的聪明方法。
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
● 几个月前,我们引导了一场很多人参与的Sprint评审会。有几个Scrum团队和大约25个干系人。我们利用即兴社交作为破冰活动,向他们提出了以下问题:“如果这个产品是一个活生生的、会说话的实体,它现在会说什么?你担心它会泄露什么秘密?你想让它说什么?”结果是这场Sprint评审会有了一个非常有趣的开始,同时也提供了一些有价值的见解。
● 我们最近在Sprint回顾会中使用了这个结构,提出过以下的问题:“如果你能邀请一位特别的客人来参加回顾会,你会邀请谁?”以及“你如何才能让下一个Sprint比你刚刚经历的这个Sprint更糟糕?”当然,这些问题只是简单的例子,但是这个练习肯定会开启你的回顾会!
● 在每日站会上尝试即兴社交。分为三轮,每次分成不同的小组,讨论实现Sprint目标的进展情况。在这三轮之后,确定模式并为接下来的24小时制定计划。
——让每个人都能理解深刻的挑战
会谈咖啡通过两轮快速、高度结构化的回合,一个接着一个。在与会谈对象进行非常简短的交谈后,进入一个较长、结构较松散的回合,在这个回合中可以进行开诚布公的对话。这造成了一种完全不同的参与和思想的传播。会谈咖啡以最后一轮结构化交换方式结束。会谈咖啡帮助人们进行平静而深刻的对话,减少了争论,增加了倾听。
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
● 在Sprint评审会中,使用会谈咖啡来理解你在产品开发中所面临的挑战。让每个人都有机会分享自己的观点,共同深入探索如何前进。
● 在Sprint回顾会期间,使用会谈咖啡来创建一个安全的环境,让Scrum团队的每个成员都有机会说出自己的想法,分享担忧、焦虑或积极的经历。
● 在Sprint计划会期间,使用会谈咖啡来讨论产品负责人的目标,以及开发团队为了创建一个可交付的增量所需要做的工作。它帮助团队成员理解复杂度、困难点或不明确之处,并为继续前进奠定基础。
——停止适得其反的活动和行为,为创新腾出空间
释放性结构中的“TRIZ”结构可以对那些限制创新与生产力的活动进行创新性颠覆。这样一个宣泄的方式是非常有趣的,吸引所有人参与,并且全程都有欢声笑语。这个结构的灵感来自阿奇舒勒(Genrich Altshuller)提出的一个解决问题的方法。
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
● 在第一次与干系人开Sprint评审会时使用TRIZ,询问他们:“我们应该做些什么才能让这个项目成为公司历史上的噩梦?”结果将是在以前的项目中经常出错的一些活动的列表。这引发了一场关于如何防止这些情况再次发生的对话。
● 在Sprint回顾会中停止在使用Scrum过程中的一些适得其反的活动和行为。邀请团队成员列出他们所能做的一切,以确保即将到来的Sprint将是有史以来最糟糕的Sprint !在Scrum团队创建了列表之后,要求他们诚实地圈出他们在之前的Sprint中已经认识到的一些。作为最后一步,帮助他们定义一些改进来停止这些活动。
● 在Sprint计划会中使用TRIZ,使团队专注于交付“完成”的增量。对于第一轮,问一下“我们能做些什么使得要交付的增量完成的最少?”最终,它将帮助团队为即将到来的Sprint创建一个更现实的计划,确保计划交付的增量可以真正的完成。
在一个复杂的领域中,环境背景的影响是如此重要,以至于没有“最佳实践”。因此,我们更喜欢“补充实践”一词。补充实践的例子有故事点、用户故事,或者每日站会。对于一些团队来说,它们很有用,而对于另一些团队来说则不然。因此,还需要由开发团队来确定完成其工作的最佳方式,构建“完成”的增量。解决这个问题需要自组织。Scrum通过提供一个只包含三个角色、五个事件和三个工件的轻量级框架来支持自组织。
释放性结构通过提供33种交互模式来支持自组织,这些模式分布在5个微组织元素中:
1.邀请,希望人们探索问题或话题
2. 如何安排空间,使用什么材料
3.参与者们是如何参与的
4. 如何分组的
5. 步骤的顺序以及每个步骤的时间
与Scrum框架一样,锐意结构提供了清晰的边界和约束。由参与者在这些约束条件下进行自组织。当使用释放性结构时,Scrum团队被鼓励探索适合他们环境背景的本地解决方案。
虽然不能全部提及,我们强烈推荐的一些鼓励自组织的锐意结构包括“Troika咨询”、“生态周期计划”和“即兴原型设计”。
——相互给予和获取实际的帮助
Troika 咨询帮助人们了解他们所面临的问题,并释放参与者的智慧来解决这些问题。在较快的一轮“咨询”中,求助者会向另外两个人寻求帮助,并立即得到建议。一对一的教练能帮助“客户”改进他们寻求帮助的技巧。他们将学会清楚地提出问题和挑战。它帮助“顾问”提高他们的倾听和咨询技巧。总的来说,这种结构通过相互支持在团队中建立信任,建立自组织的能力,并为创新的解决方案创造了条件。
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
● 在Sprint回顾会中,引导Scrum团队解决问题的过程。收集团队面临的问题列表。将Scrum团队分成三人一组。其中一人是“客户”,另外两人是“顾问”。客户解释问题,顾问倾听并提供建议。这会鼓励Scrum团队的自组织能力,让团队思考解决方案。作为Scrum Master,你要引导整个过程。
● 作为待办列表梳理的一部分,相互探索即将来临的特性、风险或技术挑战,并定义可能的下一步。
● 在Sprint评审会中,让干系人和Scrum团队深入了解他们所面临的问题。Sprint评审会的目标是收集反馈,并确定继续前进的最佳方式。通过使用Troika咨询,你可以消除干系人和Scrum团队之间可能存在的障碍,让他们共同探索问题并定义解决方案。
——在个人或团体活动中保持清晰和专注
生态周期是一个强大的概念,可以帮助Scrum团队进行有意义的对话。任何系统在自然界中经过怀孕阶段(开始成形,但可能还不可见), 诞生(已经成形但需要营养以供生长)、获益(完全长成,开始从中渔利)和创造性颠覆(已经超出其原有的目的,需要被分解或改造)。通过使用这种比喻,团队可以检查各种主题,查看单个项目的进展和项目在整个生态周期中的分布,并讨论将项目推进到下一阶段的下一步。
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
● 与该产品相关的代表(或所有参与的人)一同清理产品待办事项列表或整个产品组合。
● 持续检查战略目标如何与产品组合在生态周期上分布的现实相匹配。
● 规划Scrum团队所做的活动,并发现他们应该在哪些方面花更多的时间,最重要的是,放弃哪些方面。
● 帮助Scrum Master和产品负责人自我发展。他们在哪些方面花费了大量的时间而没有带来价值?
——在认真享受乐趣的同时,对长期的挑战制定有效的解决方案
即兴原型设计采用了一种在即兴戏剧风格中十分有力的表现形式,用身体将事件表演出来。参与者不用谈论想法,而是去感受将其表演出来时真实的感觉。首先,在大家面前表演一个需要改进的场景。然后,邀请参与者以小组形式制定解决方案。在快节奏的交互中,不断改进,直到找到满意的解决方案。
以下是如何使用这个结构的一些例子和想法:
● 我们曾使用这种方法将Scrum Master在与开发团队合作时所面临的重大挑战演绎出来,并探索不同的策略和行为。
● 在我们专业Scrum Master课程中,我们让参与者演绎出Scrum事件中出错的场景 —— 比如将每日站会转变为状态汇报会议—— 并探索有哪些不同的干预行为。
● 你可以在Sprint回顾会中使用即兴原型设计,帮助团队在Scrum事件中以及平时找到更好的交流方式。你也可以用它来探索结对编程/Mob编程和蜂巢式开发。
受到僵尸式Scrum影响的组织数量正在迅速增加。这是一个急需解决的严重问题。幸运的是,有多种解药可用,释放性结构就是其中之一。此外,这里有一个强大的Scrum社区,专注于学习和分享经验,愿意探索新的解决方案以应对持续的挑战;这是一个提供机会来加深技能,发展策略和学习新技术的社区。社区的力量和影响是由其成员决定的。
因此,我们希望您能加入这个社区,以释放性结构社区为例,帮助我们对抗僵尸式Scrum!我们会不定期的在群里通知举办释放性结构工作坊,邀请大家的参与!